Bán hàng chưa thu tiền

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách định khoản và thực hiện nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền ngay, trong trường hợp theo dõi chi tiết mặt hàng trong phân hệ Bán hàng

2.1 Phản ánh doanh thu

2.1.1 Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (Tổng giá thanh toán)

Có TK 531- Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (5311) (Giá bán chưa có thuế GTGT) 

Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (33311)

2.1.2 Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi:

– Khi thu, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (Tổng giá thanh toán)

Có TK 531- Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (5311) (Giá bán có thuế GTGT)

– Định kỳ, đơn vị xác định nghĩa vụ thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 531- Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ

Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (33311)

2.2 Phản ánh giá vốn của hàng đã bán

Khi xuất bán các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (hoặc phần dịch vụ) đã hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 152, 153, 154, 155, 156

2.3 Trường hợp khách hàng đặt tiền trước để mua sắm hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ của đơn vị:

– Khi đơn vị nhận trước tiền, ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

– Khi dịch vụ đã cung cấp, hàng hóa, sản phẩm xuất bán được xác định là đã bán, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng

Có TK 531- Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ

Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có)

• Khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa lập đơn đặt hàng/ký hợp đồng với nhân viên bán hàng.
• Nhân viên bán hàng yêu cầu xuất kho bán.
• Căn cứ số hàng trong kho trưởng bộ phận phê duyệt bán hàng.
• Kế toán lập chứng từ bán hàng ghi nhận thu hoạt động sản xuất kinh doanh và công nợ với khách hàng , lập phiếu xuất kho bán hàng, nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn thì kế toán xuất hóa đơn giao cho nhân viên bán hàng, nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn thì kế toán tập hợp hóa đơn bán lẻ cuối ngày xuất hóa đơn 1 lần.
• Nhân viên bán hàng mang phiếu xuất kho xuống kho lấy hàng giao cho khách hàng.
• Thủ kho xuất hàng theo phiếu xuất kho, đồng thời cập nhật vào sổ kho. Nhân viên bán hàng, thủ kho ký nhận vào phiếu xuất kho.
• Nhân viên bán hàng giao hàng, hóa đơn và 1 liên phiếu xuất kho cho khách hàng.
• Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho bán hàng ghi nhận giá vốn hàng xuất bán và sổ chi tiết vật tư hàng hóa.

Ví dụ: Ngày 18/4/2025 đơn vị xuất kho bán 1 bộ bàn ghế, đơn giá chưa thuế 2.000.000đ/bộ cho công ty TNHH Hà Chúc (VAT 8%), chưa thu tiền khách hàng.

Bước 1: Vào nghiệp vụ Bán hàng, chọn Bán hàng chưa thu tiền/Bán hàng chưa thu tiền.

Bước 2: Khai báo các thông tin chứng từ trên Chứng từ bán hàng:

• Nhập Thông tin chung: Khách hàng, Mã số thuế, Diễn giải.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, ĐVT, Số lượng, Đơn giá (Phần mềm sẽ tự động tính dựa vào phương pháp tính giá đang chọn, có thể xem chi tiết phương pháp tính giá Xuất kho), Đơn giá vốn, Tài khoản kho, Hoạt động tương ứng.

Bước 3: Khai báo thông tin Hóa đơn (nếu có):

• Tích chọn Lập kèm hóa đơn.

• Chuyển sang tab Hóa đơn, nhập các thông tin: Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ.

Bước 4: Khai báo thông tin Thuế và Giá vốn:

• Chọn Thuế suất GTGT (phần mềm tự tính Tiền thuế và lấy lên TK Thuế 33311).

• Nhập Đơn giá vốn (phần mềm tự tính giá vốn dựa vào phương pháp xuất kho đã chọn), chọn TK Kho (ví dụ: 155, 156), TK Giá vốn (632).

Bước 5: Kiểm tra lại Tổng tiền thanh toán:

Phần mềm tự động tính: Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Tổng tiền thuế – Tổng CK, giảm giá.

Bước 6: Nhấn Cất.