1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý khi xem S05-H: Bảng cân đối phát sinh, chọn Mẫu hiển thị số dư hai bên thì thấy các TK công nợ như 131, 331, 1388, 3388,… có số dư 2 bên, đúng là hết công nợ hoặc có số dư 1 bên.
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra nguyên nhân và xử lý khi xem S05-H – Bảng cân đối số phát sinh, chọn Mẫu hiển thị số dư hai bên nhưng thấy các tài khoản công nợ như 131, 331, 1388, 3388… có số dư cả bên Nợ và bên Có, trong khi thực tế công nợ đã hết hoặc chỉ còn dư một bên.
Tình trạng này thường phát sinh do:
-
Nhập sai đối tượng công nợ giữa lúc ghi nhận và lúc thanh toán nên không bù trừ được công nợ
-
Số dư đầu kỳ nhập không khớp với báo cáo năm trước
2. Cách xử lý
Khi số dư cuối kỳ các tài khoản công nợ (131, 331, 1388, 3388…) trên S05-H mẫu hiển thị số dư 2 bên vẫn còn dư hoặc hiển thị dư hai bên, anh/chị cần kiểm tra lần lượt từ số dư đầu kỳ đến phát sinh trong kỳ, theo hướng dẫn dưới đây.
2.1. Kiểm tra số dư đầu năm(đầu kỳ)
Nguyên nhân
- Do khi ghi nhận công nợ chọn một đối tượng (A),khi thanh toán lại chọn đối tượng khác (B,C…)
- Số dư công nợ không bằng với số dư cuối năm trước
Giải pháp
Trường hợp 1: Nếu trên các báo cáo tài chính năm trước đã nộp các chỉ tiêu công nợ có số dư công nợ như hiện tại (số dư bên nợ = bên có) anh/chị vào nghiệp vụ khác điều chỉnh để tất toán công nợ đầu kỳ để giữ nguyên số liệu đã quyết toán .
VD : Số dư đầu kỳ TK 3388 như sau :
Nợ TK 3388: 22.000.000 đối tượng A
Có TK 3388 : 12.000.000 đối tượng B và 10.000.000 đối tượng C
Anh/chị vào nghiệp vụ khác làm bút toán điều chỉnh để tất toán số dư công nợ
Nợ TK 3388: 12.000.000 chọn đối tượng Nợ là B
Có TK 3388: 12.000.000 đối tượng Có A
Nợ TK 3388: 10.000.000 chọn đối tượng Nợ là C
Có TK 3388: 10.000.000 đối tượng Có A
Trường hợp 2: Báo cáo năm trước không có dư nhưng khi in S05-H: Bảng cân đối phát sinh, số dư đầu năm (đầu kỳ ) có dư Nợ hoặc dư Có
Khi đó, nguyên nhân thường do nhập sai số dư ban đầu.
Cách xử lý:
-
Vào Số dư ban đầu \ tab Số dư tài khoản
-
Tìm tài khoản công nợ bị sai
-
Nhấn mũi tên cạnh Sửa, Chọn Xóa số dư ( nếu không có số dư hoặc xóa đi nhập lại )
-
Nhập lại số dư đúng (nếu cần)
2.2. Kiểm tra phát sinh trong kỳ
Sau khi xác nhận số dư đầu kỳ đúng, nếu cuối kỳ vẫn còn dư, nguyên nhân chủ yếu là do:
Trong kỳ khi ghi nhận công nợ là một đối tượng,khi thanh toán, chi lại chọn đối tượng khác.
Anh/chị thực hiện kiểm tra và chọn lại đối tượng theo hướng dẫn sau :
Nhấn chuột trái vào dấu + để xem chi tiết
2.2.1 Các tài khoản phải trả như TK 331, 3388... có số dư cuối năm cả bên Nợ và bên Có.
Bước 1: Xác định đối tượng còn dư
- Vào Báo cáo/Báo cáo khác/Báo cáo tổng hợp công nợ
- Chọn Tài khoản cần kiểm tra: Ví dụ 331
- Chọn tất cả đối tượng
Báo cáo sẽ hiển thị các đối tượng đang dư Nợ và dư Có.
Bước 2: Kiểm tra rà soát chứng từ chi tiết
- Vào Báo cáo/Mua hàng/Báo cáo chi tiết công nợ phải trả.
- Chọn các đối tượng đang còn dư không đúng đã xác định ở bước 1
- Chọn TK cần kiểm tra, ví dụ 331
-
Kiểm tra chứng từ có chọn sai đối tượng hay không
Nếu phát hiện sai:
-
Mở chứng từ : tích vào số chứng từ tại cột số hiệu nhấn Bỏ ghi
-
Vào tab Thống kê
-
Chọn lại đúng đối tượng công nợ
Ví dụ: Khi mua hàng đang chọn đối tượng: CB00001 – Thảo thì khi thanh toán cần phải chọn ở tab Thống kê cũng đối tượng: CB00001 – Thảo. Như vậy, cần sửa lại chứng từ phiếu chi thanh toán trả tiền cho nhà cung cấp từ CB00002 sang CB00001
