1. Tổng quan
Bài viết giải thích cách lấy số liệu 2 chỉ tiêuTrả trước cho người bán ngắn hạn (mã số 133) và chỉ tiêuTrả trước cho người bán dài hạn (mã số 182) trên Báo cáo tình hình tài chính (B01/BCTC), đồng thời tìm nguyên nhân và cách khắc phục khi số liệu hiển thị chưa đúng. Qua đó giúp kế toán chủ động rà soát lại số liệu, đảm bảo khớp số liệu giữa các báo cáo tài chính và bảng cân đối phát sinh.
Các tình huống thường xảy ra:
– Tổng chỉ tiêu mã số 133 + mã số 182 không bằng số dư Nợ TK 331 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H)
– Số dư Nợ TK 331 chi tiết theo đối tượng không đúng với thực tế phát sinh
2. Nguyên tắc ghi nhận
– Tổng 2 chỉ tiêu Trả trước cho người bán ngắn hạn (mã số 133) và chỉ tiêu Trả trước cho người bán dài hạn (mã số 182) trên báo cáo B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính đang bằng tổng số dư Nợ TK 331 chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp.
– Trong khi đó, trên Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu hướng dẫn) thì số dư TK 331 là số dư đã bù trừ giữa tổng số dư Có TK 331 với tổng số dư Nợ TK 331 không theo chi tiết các đối tượng nhà cung cấp, phản ánh số tiền trong trường hợp đơn vị đã trả lớn hơn số phải trả cho người bán .
3. Cách xử lý
3.1 Tổng chỉ tiêu mã số 133 + mã số 182 không bằng số dư Nợ TK 331 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H) do xem mẫu hướng dẫn
Căn cứ theo cách lấy số liệu ở trên để xem đúng số liệu được lấy lên chỉ tiêu 131 và 181 anh/chị cần mở Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh theo Mẫu số dư hai bên.
Bước 1: Vào Báo cáo\Sổ kế toán\S05-H: Bảng cân đối phát sinh.
Bước 2: Trên tham số báo cáo, chọn Mẫu báo cáo là Mẫu số dư hai bên.
Bước 3: Kiểm tra số dư Nợ TK 331 sẽ bằng với tổng 2 chỉ tiêu Trả trước cho người bán ngắn hạn (mã số 133) và chỉ tiêu Trả trước cho người bán dài hạn (mã số 182) trên báo cáo B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính.
Theo hình minh họa bên trên, Dự Nợ TK 331 là 25 triệu bằng với chỉ tiêu trả trước cho người bán ngắn hạn là 25 triệu. Vậy chỉ tiêu Trả trước cho người bán ngắn hạn trên báo cáo B01/BCTC đang hiển thị Đúng.
Trường hợp nếu Dư Nợ và Dư Có TK 331 khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư 2 bên) chưa đúng với thực tế thì anh/ chị kiểm tra tiếp Báo cáo tổng hợp công nợ theo mục 3.2.
3.2 Kiểm tra xử lý khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy số dư TK 331 không đúng với thực tế phát sinh.
Khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy TK 331 còn số dư 2 bên, số dư không đúng mặc dù đã thanh toán hết công nợ. Nguyên nhân thường do:
– Khi phát sinh công nợ: Ghi Có TK 331 cho Đối tượng A.
– Khi chi thanh toán: Ghi Nợ TK 331 nhưng lại chọn Đối tượng B.
Vì hai chứng từ không khớp đối tượng nên phần mềm không thể tự động bù trừ công nợ. Cách kiểm tra như sau:
Bước 1: Vào Báo cáo\Báo cáo khác\Báo cáo tổng hợp công nợ để tìm các đối tượng còn dư có và dư nợ
- Chọn Tài khoản: 331
- Chọn tất cả đối tượng
- Nhấn Xem báo cáo
- Báo cáo sẽ thể hiện đối tượng bên Nợ và đối tượng bên Có đã chọn trên chứng từ hạch toán.
Bước 2: Vào Báo cáo\Mua hàng\Sổ chi tiết công nợ phải trả.
- Chọn các đối tượng đang có dư Nợ và dư Có cuối kỳ chưa bù trừ cho nhau theo Báo cáo tổng hợp công nợ đã in ở Bước 1.
- Chọn TK 331
- Đơn vị rà soát lại xem chứng từ nào chưa chọn đúng đối tượng thì tích vào chứng từ và sang phần Thống kê chọn lại đúng đối tượng
Ví dụ: Khi mua hàng đang chọn đối tượng: HKD, thì khi thanh toán cần phải chọn ở Tab Thống kê cũng đối tượng: HKD. Như vậy, cần sửa lại chứng từ thanh toán trả tiền cho nhà cung cấp:
Bước 3: In lại sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh & Báo cáo B01/BCTC để kiểm tra số liệu
