Với trường hợp kế toán không lập bảng lương trên phần mềm, mà thực hiện tính KPCĐ bên ngoài, ví dụ như tính lương trên file excel, nhưng muốn ghi nhận việc trả lương, hạch toán chi phí KPCĐ trên phần mềm thì thực hiện như sau:
Nhấn chuột trái vào dấu + để xem chi tiết
Bước 1: Rút dự toán tạm ứng thanh toán KPCĐ
1. Vào nghiệp vụ Kho bạc\Rút dự toán\Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm.
2. Khai báo thông tin Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm:
- Tích vào mục Tạm ứng đã cấp dự toán.
- Nhập thông tin Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền, Chứng từ.
- Nhập Diễn giải là nội dung thanh toán trên mẫu C2-02a/NS.
- Nhập thông tin chi tiết chứng từ: Nội dung thanh toán, Số tiền, Tiểu mục tạm ứng là 6303.
3. Nhấn Cất.
4. Chọn Sinh chứng từ Chuyển khoản thanh toán bảo hiểm khi hệ thống hiển thị thông báo. Nhấn Có.
5. Phần mềm tự động sinh chứng từ Chuyển khoản thanh toán bảo hiểm và hạch toán dựa vào Tiểu mục đã khai báo.
6. Trên chứng từ chuyển khoản thanh toán bảo hiểm:
- Ở phần Cập nhật hạch toán đồng thời: Sửa cột tiểu mục về tiểu mục 7799.
- Nhấn Cất.
- Phần mềm hiển thị thông báo “Thông tin hạch toán đồng thời không phù hợp với quy tắc…” Nhấn Không.
Bước 2: Hạch toán chi phí KPCĐ
1. Tích chọn Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí bảo hiểm. Nhấn Cất.
Hoặc trên chứng từ Chuyển khoản thanh toán bảo hiểm được sinh từ chứng từ Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm, nhấn Tiện ích\Hạch toán chi phí bảo hiểm.
2.Hệ thống sẽ tự động sinh chứng từ Chứng từ nghiệp vụ khác, tự sinh hạch toán Nợ TK 611x/Có TK 334 dựa theo tính chất nguồn kinh phí. Tùy vào hoạt động và nguồn phát sinh anh/chị có thể chỉnh sửa TK Nợ cho phù hợp.
3. Nhấn Cất.
Bước 3: Lập bảng kê thanh toán tạm ứng
1. Vào phân hệ Kho bạc\Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.
2. Chọn Khoảng thời gian lập bảng kê, nhập Diễn giải.
3. Tại tab Bảng kê, tích chọn các chứng từ cần lập bảng kê.
4. Nhấn Cất.
Bước 4: Thanh toán với kho bạc
Sau khi được Kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán hoàn tất thanh toán trên phần mềm như sau:
1. Vào phân hệ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.
2. Chọn bảng kê thanh toán tạm ứng cần thanh toán với kho bạc.
3. Chọn tab Thanh toán, tích chọn các chứng từ cần lập thanh toán với kho bạc.
4. Nhấn Thanh toán.
5. Sau khi thanh toán xong, phần mềm tự động hạch toán đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời, ghi:
Có TK 008221 – số tiền âm
Có TK 008222 – số tiền dương
