3. Các bước thực hiện
Quy trình rút dự toán tạm ứng trả lương cho cán bộ nhân viên qua thẻ ATM để ghi nhận việc trả lương, hạch toán chi phí lương trên phần mềm thì thực hiện như sau:
Bước 1: Rút dự toán chuyển khoản lương , bảo hiểm
Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc như bảng lương có chữ ký của cán bộ nhân viên,… đơn vị rút dự toán tạm ứng bằng tiền gửi để trả lương cho cán bộ nhân viên.
Các thao tác thực hiện như sau:
1. Vào menu Kho bạc di chuột đến Rút dự toán nhấn chọn Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm.
2. Khai báo thông tin Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm:
- Chọn hình thức Tạm ứng đã cấp dự toán.
- Nhập thông tin Tài khoản chi , Đơn vị nhận tiền, Tài khoản nhận , diễn giải , ngày hạch toán ,ngày chứng từ
- Nhập thông tin chi tiết chứng từ: Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.
3. Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị màn hình thông báo, tích chọn Chuyển khoản kho bạc vào tài khoản tiền gửi để trả lương. Nhấn Có
Bước 2: Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi
1.Trên giao diện chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi được sinh ra từ bước trên phần mềm đã tự sinh hạch toán Nợ TK 1121/Có TK 1351 – cột nghiệp vụ là Tạm ứng đã cấp dự toán, hạch toán đồng thời phần mềm sẽ tự động sinh hạch toán đồng thời Có TK 008211, 008221 tương ứng với nguồn kinh phí trên chứng từ .
2. Nhấn Cất phần mềm sẽ chuyển sang của sổ tại Bước 3
Lưu ý: Trường hợp không tích chọn Tự động sinh chứng từ Chi tiền gửi trả lương thì trên chứng từ, anh/chị vào Tiện ích/Sinh chứng từ trả lương để sinh chứng từ trả lương
Bước 3: Chi trả lương bằng tiền gửi
1. Phần mềm sinh chứng từ Chi tiền gửi trả lương, tự động hạch toán TK Nợ 334, TK Có 1121, đồng thời Nợ TK 1351/ Có TK 511 (Với nguồn không giao tự chủ)
2. Tích chọn Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí lương. Nhấn Cất phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ tại bước 4
Lưu ý: Trường hợp không tích chọn Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí lương thì trên chứng từ, anh/chị vào Tiện ích/Hạch toán chi phí lương để sinh chứng từ hạch toán chi phí.
Bước 4: Hạch toán chi phí lương
1. Phần mềm sinh Chứng từ hạch toán chi phí lương trên Chứng từ nghiệp vụ khác, tự sinh hạch toán căn cứ theo tính chất nguồn kinh phí và loại hình đơn vị .
- Nguồn tự chủ
– Đơn vị SNCL phần mềm mặc định là TK 642x/334, anh /chị có thể lựa chọn lại theo 154.
– Đơn vị hành chính, cơ quan nhà nước khác :612x/334
- Nguồn không tự chủ phần mềm sẽ hạch toán 611x/334
2. Nhấn Cất.
Bước 5: Lập bảng kê thanh toán tạm ứng
Để lên bảng kê thanh toán hồ sơ để hoàn ứng với kho kho bạc thì anh/chị làm như sau :
1. Vào menu Kho bạc \ Quy trình \ Lập bảng kê nhấn Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.
2. Chọn Khoảng thời gian lập bảng kê, nhập Diễn giải.
3. Tại tab Bảng kê, tích chọn các chứng từ cần lập bảng kê.
4. Nhấn Cất.
Bước 6: Thanh toán với kho bạc
Sau khi được Kho bạc chấp nhận thanh toán, anh/chị hoàn tất thanh toán trên phần mềm như sau:
1. Vào menu Kho bạc\Quy trình \Lập bảng kê nhấn Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.
2. Chọn bảng kê thanh toán tạm ứng cần thanh toán với kho bạc.
3. Chọn tab Thanh toán, tích chọn các chứng từ cần lập thanh toán với kho bạc.
4. Nhấn Thanh toán.
5. Sau khi thanh toán xong, phần mềm tự động hạch toán đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời, ghi:
Có TK 008211 – số tiền âm
Có TK 008212 – số tiền dương
